Gestire il tempo efficacemente per essere più produttivi

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Riuscire a fare tante cose durante la giornata non significa sapere come gestire il tempo in modo efficace, molto spesso si crea confusione riguardo a questo aspetto perché pensiamo che i due concetti siano sinonimi.

gestire il tempo disorganizzazioneGestire il tempo senza stressarsi più del necessario

Capiamo come organizzare il tempo

La distanza tra di essi invece è data dalla capacità di ottimizzare il tempo a nostra disposizione; lavorare incessantemente sgobbando come muli non porta necessariamente ai risultati desiderati.

Inoltre, se non riusciamo ad organizzare la giornata nel modo corretto faremo molta fatica, aumenteremo il nostro livello di stress e parallelamente la nostra insoddisfazione perché il duro lavoro genera ovviamente stanchezza.

Pianificare il tempo che abbiamo a disposizione ci permette invece di ottenere di più senza impazzire; è in questo modo che in un azienda, ma anche nella vita privata, le persone di successo raggiungono obiettivi importanti.

Non sempre abbiamo chiaro che cosa potremmo fare per migliorare la gestione del tempo perché talvolta pensiamo che non ci sia un altro modo per fare le cose ed è proprio questo modo di pensare che costituisce il limite più grosso.

Una volta compreso che grazie ad alcuni accorgimenti è realmente possibile fare di più in meno tempo il resto sarà in discesa.

Migliorare la produttività con metodo

gestire il tempo scarsoCome nella maggior parte dei casi, la prima cosa da fare è porsi delle domande e fondamentalmente queste consistono in:

  • c’è qualcosa che potrei fare di diverso rispetto a come sono organizzato ora?
  • se la risposta è affermativa (e difficilimente potrebbe non esserlo) che cosa posso fare di diverso?

Nel rispondere a queste domande viene spontaneo snocciolare la nostra to do list, questo ci viene in aiuto perché elencando ciò che abbiamo da fare ci possiamo anche rendere conto di quali mansioni potrebbero essere accorpate.

Infatti, per gestire il tempo efficacemente una delle azioni più importanti da mettere in pratica è quella di raggruppare azioni simili per risparmiare tempo.

Questo vale anche per piccole cose che riteniamo tutto sommato veloci da portare a termine e quindi non diamo peso al tempo che dedichiamo ad evaderle una ad una: ma sommate tutte queste azioni costituiscono un arco di tempo molto consistente.

Come organizzare il lavoro, esempi pratici

Venditore efficiente

Se analizziamo la giornata tipo di un venditore possiamo facilmente renderci conto che molte delle azioni che compie singolarmente per ogni contatto possono essere raggruppate e svolte così più velocemente.

Verosimilmente il suo lavoro sarà organizzato così:

  1. la mattina guarderà riviste e giornali e successivamente navigherà in internet per cercare nominativi da contattare.
  2. successivamente inizierà ed effettuare le chiamate, riuscendo a contattare alcuni potenziali clienti e non altri ed in alcuni casi gli verrà chiesto di inviare delle mail di presentazione, poi tornerà a cercare altri nominativi
  3. di conseguenza alternerà l’invio delle mail e la ricerca dei contatti alle chiamate

Questo modo di procedere però non è molto organizzato, sarebbe sicuramente più produttivo raccogliere i nominativi ogni sera per partire subito con le telefonate la mattina presto ed allo stesso modo inviare tutte le mail nello stesso momento alla sera.

Organizzandosi in questo modo sarà possibile effettuare più chiamate e quindi aumentare i potenziali clienti raggiunti e di conseguenza anche i risultati.

Azienda efficiente

gestire il tempoAnalogamente per migliorare la produttività di un’azienda può risultare molto utile una figura di raccordo tra i venditori ed il personale operativo, così che anche la gestione del personale risulti più semplice perché la persona di riferimento è sempre la stessa.

Ne consegue che i venditori saranno sgravati dalle incombenze derivanti dal dover seguire il cliente e potranno concentrarsi di più sulla chiusura dei contratti aumentando il fatturato complessivo.

Gestire il tempo in generale

Per migliorare la gestione del tempo risulta quindi fondamentale partire dalle priorità: svolgere prima di tutto le mansioni più importanti consente di essere più performanti.

Diversamente, iniziare sempre dalle piccole cose permette sì di portarne a termine molte, ma se queste hanno poca rilevanza i risultati che si possono ottenere saranno allo stesso modo poco soddisfacenti.

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